เมื่อวันที่ 26-27 มิถุนายน พ.ศ.2555 ที่ผ่านมาดิฉันได้เข้ารับการฝึกอบรมเรื่องการจัดการความรู้(KM) กับพี่โจ้และพี่แจง จากมูลนิธิสยามกัมมาจล พี่ทั้ง 2 คนให้ความรู้และความเป็นมิตรกับพวกเราอย่างเต็มใจ ตลอดระยะเวลา 2 วันทำให้ดิฉันมีความเข้าใจเรื่องการจัดการความรู้ที่จะนำมาใช้ในการพัฒนาตน เองและพัฒนางานขององค์กร....

คุณค่าที่ได้จากการทำกิจกรรม

1.ทำ ให้ตนเองได้ทบทวนและเรียนรู้เรื่องราวชีวิตของตนเองและผู้อื่น มุมมอง วิธีคิด ทัศนคติที่เรามองตัวเอง ผู้อื่นมองตัวเขาเอง และมุมมองที่มีต่อสังคม

2.การเรียนรู้รูปแบบกระบวนการกลุ่มย่อยและการสื่อสารทั้งภาษาพูดและภาษากาย

3.การเรียนรู้วิธีการจัดการความรู้ในรูปแบบคนทำงานเชิงพัฒนาที่แตกต่างจากภาคธุรกิจเอกชน

4.การเรียนรู้กรอบและทิศทางของการดำเนินงานโครงการที่สามารถนำไปใช้ในการพัฒนางานของตนเอง องค์กร และเยาวชน

วันนี้ทำกิจกรรมอะไรและมีผลสะท้อนกลับมายังไง

การเรียนรู้กระบวนการกลุ่มในวันนี้ทำให้ตนเองได้ทบทวนสิ่งที่เคยทำในอดีตซึ่งห่างหายไปนาน 4 ปี โดยเริ่มจากการทำสมาธิและการอยู่กับตนเอง การได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้เรื่องราวชีวิตจริงของตนเองและเพื่อนร่วมวงสนทนา ซึ่งเราไม่เคยรับรู้มาก่อน ในวงสนทานานอกจากจะทำให้เรารับรู้เรื่องราวชีวิตของเขาแล้ว การเล่ายังทำให้เราเข้าใจมุมมอง วิธีคิด ของผู้เล่าแล้วนำมาเปรียบเทียบความเหมือน ความแตกต่างกับชีวิตของตนเอง หรือการได้พูดคุยเชิงลึกกับคู่สนทนา

มีนี เล่าว่า “ช่วง สัปดาห์ที่ผ่านมาเขามีความสุขที่แม่โทรมาบอกว่าพ่อจะไปเที่ยวที่จังหวัดสตูล เพราะก่อนหน้านี้พ่อจะไม่ยอมไปไหนหรือทำอะไรเพื่อตัวเองเลย จะห่วงลูกตลอดและจะเก็บเงินไว้ให้ลูกกลัวว่าลูกจะลำบาก แต่ตอนนี้พ่อจะไปเที่ยวบ้างในฐานะที่ตัวเองเป็นลูกเลยรู้สึกมีความสุขที่พ่อ ทำอะไรเพื่อตัวเองบ้าง”

การพูดคุยครั้งนี้ทำให้เรากล้าที่จะพูดด้วยความเต็มใจ และการรับรู้ถึงอารมณ์ความรู้สึกของผู้เล่าที่มีต่อเรื่องราวนั้นๆ ได้อย่างตรงไปตรงมา การสื่อสารเล็กๆเหล่านี้ ช่วยสร้างความไว้วางใจระหว่างคนทำงานด้วยกัน และอาจส่งผลให้การทำงานร่วมกันในครั้งต่อๆ ไปราบรื่นขึ้น

การประมวลประสบการณ์การทำงานที่เราภาคภูมิใจแล้วนำมาเล่าสู่กันฟังกับเพื่อนในวงสนทนา ทำให้ได้เรียนรู้ว่าทุกคนเจอปัญหาและอุปสรรคที่แตกต่างกัน ทั้งเรื่องการประสานงานกับองค์กรภายนอก รถยนต์เสียกะทันหันระหว่างการเดินทาง เป็นต้น แต่เราก็มีวิธีจัดการกับปัญหานั้นๆ ให้คลี่คลายไปได้ด้วยดี และเรียนรู้ที่จะแก้ปัญหาเฉพาะหน้าแล้ว นำความรู้ที่ได้มาปรับใช้กับการทำงานอื่นๆ อย่างเป็นขั้นเป็นตอน ทุกคนเคยผิดพลาด เคยท้อแท้ แต่เราไม่ได้จมอยู่กับปัญหาแล้วหันหลังให้กับมัน เพราะคนที่ไม่เคยผิดพลาดคือคนที่ไม่เคยทำอะไรเลย

การจัดการความรู้ที่มีอยู่มากมายให้เป็นระบบ กิจกรรมแต่ละครั้งที่เข้าร่วมหรือจัดขึ้นเองเรามีการวางแผนการทำงาน ประเมินผลความสำเร็จ และเก็บรายละเอียดทุกอย่าง แต่เรายังไม่ได้จัดการให้เป็นระบบเพื่อให้คนอื่นนำไปใช้ต่อได้ทันที กิจกรรมวันนี้จึงทำให้ได้ความรู้หลายๆ อย่างที่จะนำไปปรับใช้กับงานของตนเองและองค์กร อย่างเป็นขึ้นตอนมากขึ้น โดยเริ่มจาก…

• การกำหนดเป้าหมายของ การทำกิจกรรมแต่ละครั้งว่าเราจะต้องเรียนรู้อะไรเพิ่มเติมจากสิ่งที่เรามี อยู่ เราจะต้องไปค้นคว้าจากที่ใด/ใคร เราไปเรียนรู้เพื่ออะไร และจะนำความรู้นั้นไปใช้กับใคร
• การวางแผนการ ทำงานอย่างละเอียดเพื่อให้เราเห็นภาพทั้งหมดของการทำกิจกรรมและแบ่งภาระงาน ความเหนื่อยยากของแต่ละคนอย่างเท่าเทียมกัน ซึ่งจะทำให้การทำงานราบรื่นขึ้น
• การลงมือทำงาน/ปฏิบัติการจริงตาม ที่เราได้กำหนดเป้าหมายและวางแผนไว้โดยมีตัวละครหลักคือ คนชวนคุย(จับประเด็น คุมเวลา จัดการความรู้สึก) คนจด(เรื่องเล่า ประเด็น มีเทคนิคอย่างไร) และผู้เล่า ในที่นี้วงสนทนาจะมีระดับของคำถามที่แตกต่างกันตามระดับการเรียนรู้ของวง นั้นๆ เช่น ระดับเยาวชน ระดับพี่เลี้ยง ระดับผู้ทำโครงการ และระดับภาพรวมของกิจกรรม แต่คำถามหลักคือ ทำอะไร ทำไมต้องทำ ทำกับใคร ทำอย่างไร สิ่งที่ทำมีความหมายอย่างไร และสิ่งที่ทำมีคุณค่า/ความสำเร็จอย่างไร
• เมื่อกิจกรรมเสร็จสิ้นต้องมีการสะท้อนประสบการณ์/ภาพที่เกิดขึ้นจากการทำกิจกรรมว่ามีข้อดีอะไร ข้อเสียอะไร และวิเคราะห์ถึงสิ่งที่เกิดขึ้นเพื่อหาแนวทางแก้ไขและพัฒนางานในครั้งต่อไป
• นำผลจากการวิเคราะห์มาจัดเก็บเป็นความรู้/ฐานข้อมูลขององค์กร
• สื่อสารและสร้างการเรียนรู้ให้ผู้อื่นสามารถเข้าถึงข้อมูลนั้นๆได้ทันที

การจัดการวงแลกเปลี่ยนเรียนรู้เนื่องจากกิจกรรมส่วนใหญ่ขององค์กรจะเป็นการ ฝึกอบรมเพื่อพัฒนาศักยภาพของคนทำงานและเยาวชน ดังนั้นการเตรียมกิจกรรมจะแบ่งเป็น 3 ส่วน คือ

• การเตรียมงานทั้งก่อน การเรียนรู้วันนี้ทำให้การจัดกิจกรรมมีภาพที่ชัดเจนและเป็นขั้นตอนมากขึ้น คือ ก่อนการจัดกิจกรรมจะต้องมีการจัดการทั่วไปเพื่อเตรียมความพร้อมของงาน เช่น ผู้เข้าร่วม ประสานงานวิทยากร สถานที่ งบประมาณ อาหาร หรือการลงทะเบียน
• การจัดวงแลกเปลี่ยน/กระบวน ที่จะใช้ในการทำกิจกรรมซึ่งสามารถตอบวัตถุประสงค์ของการทำกิจกรรมนั้นๆ ได้ เช่น เป้าหมายของเวที การออกแบบเวที ข้อมูล/ความรู้วิทยากร พี่เลี้ยงกลุ่มย่อยต้องมีความเข้าใจตรงกัน การเก็บรวบรวมข้อมูล/ผลสำเร็จของงาน เพื่อนำมาใช้จัดการความรู้ต่อไป
• การประชาสัมพันธ์ทางเวปไซด์ควบคู่กันไปด้วยเพื่อเปิดโอกาสให้บุคคลภายนอกซึ่งมีความสนใจได้เข้ามาเรียนรู้ด้วยกัน

โจทย์สำคัญที่จะนำมาใช้สรุปบทเรียน นอกจากคำถามทั่วไปในวงสนทนาแต่ละระดับ เช่น ทำอะไร ทำไมต้องทำ ทำกับใคร ทำเมื่อไร บทบาทใครทำอะไรบ้าง ทำอะไรสำเร็จ ทำอะไรไม่สำเร็จ มีแนวทางแก้ไขหรือพัฒนางานครั้งต่อไปอย่างไร และได้เรียนรู้อะไรจากการที่ทำบ้าง สิ่งที่สำคัญที่สุดซึ่งเราจะต้องเก็บข้อมูลคือ เขามีกระบวนการทำอย่างไร สิ่งที่ทำมีความหมายกับตัวเขา ครอบครัว ชุมชน และสังคมอย่างไร และอะไรคือคุณค่าของสิ่งที่เขาทำ เพราะคำถามเหล่านี้ทำให้เราเห็นตัวตนของเขามากขึ้นและเห็นการพัฒนาที่เกิดขึ้นระหว่างการเข้าร่วมกิจกรรม

สุดท้ายดิฉันได้เรียนรู้เรื่องการจัดเก็บความรู้เพื่อสื่อสารกับสาธารณะ ทางเวปไซด์ของมูลนิธิสยามกัมมาจล www.scbfoundation.com ซึ่งเป็นการจัดการที่รวดเร็วและทำให้คนอื่นๆ ในสังคมสามารถเข้ามาเรียนรู้ร่วมกับเราได้ทันที

ข้อค้นพบของตัวเราที่จะนำมาปรับใช้ในการทำงาน

การเข้าร่วมกิจกรรมวันนี้ทำให้ตัวเองรู้วิธีคิด วิธีการทำงาน และทราบความต้องการของมูลนิธิสยามกัมมาจลมากขึ้น และขั้นตอนของการจัดการความรู้สามารถนำไปปรับใช้กับงานของฝ่ายวิชาการได้โดย ตรงและเป็นระบบมากขึ้น แต่เนื่องจากภาระงานของฝ่ายมีหลายอย่างและต้องเกี่ยวพันกับฝ่ายอื่นๆ อยู่ตลอดเวลา ดังนั้นในบางกรณีอาจทำให้การจัดการความรู้มีล่าช้าแต่ก็จะพยายามจัดระบบตาม ขั้นตอนต่างๆ ให้สมบูรณ์มากที่สุด