การจัดระบบฐานข้อมูลเยาวชนที่ดี
ต้องคำนึงถึงวัตถุประสงค์ของการทำงาน การใช้ข้อมูล และเงื่อนไขของการทำงาน เพื่อออกแบบการทำงานเป็นแนวทางสู่การบรรลุผลของงานตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ยกตัวอย่าง เช่น การจัดระบบฐานข้อมูลของน้องในค่ายเยาวชน ซึ่งเราต้องรับผิดชอบการดูแลน้องที่จะมาเข้าร่วมกิจกรรม เราจึงต้องรู้ว่า เยาวชนนั้น เป็นใคร มาจากโรงเรียนอะไร มีเบอร์โทรศัพท์หรือข้อมูลอะไร ที่เราสามารถติดต่อได้ เดินทางมาเข้าร่วมค่ายอย่างไร มีโรคประจำตัวหรือแพ้อะไรหรือไม่ จะช่วยให้เราสามารถต้อนรับ ดูแล ได้เหมาะสม เป็นต้น
เตรียมข้อมูล วางแผน รูปแบบ การทำงานให้พร้อมเพื่อความถูกต้องของข้อมูล รวดเร็ว ป้องกันการตกหล่นของข้อมูลที่ต้องการ และลดความซ้ำซ้อนของการดำเนินงาน เช่น การจัดระบบฐานข้อมูลของน้องในค่ายเยาวชน หลังจากที่เราทราบวัตถุประสงค์ในการจัดทำแล้วจึงเริ่มวางแผน เลือกรูปแบบของการเก็บข้อมูล เตรียมคำถาม แนวทางตามวัตถุประสงค์ แล้วจึงเก็บข้อมูล ทำให้ได้ข้อมูลครบถ้วนตามต้องการ โดยไม่ต้องเก็บข้อมูลเพิ่มเติมอีกหลายครั้ง เป็นต้น
จัดการความช้าของการดำเนินงาน เราต้องมาพิจารณาว่าสาเหตุของปัญหาคืออะไร และหาวิธีการแก้ไข เช่น ข้อจำกัดของเวลาในการเก็บข้อมูลหรือประสานงาน เพราะเยาวชนบางส่วนอยู่ในช่วงระหว่างการเรียน บางช่วงเวลาจึงไม่สะดวกในการติดต่อ การกำหนดเวลาน่าจะเป็นตัวช่วยหนึ่งที่ทำให้เรารู้ขอบเขตการทำงานโดยไม่ปล่อยเวลาล่วงเลยจนอาจเกิดปัญหาอื่นๆ ตามมา ส่วนเวลาที่ไม่สามารถติอต่อประสานงานได้นั้นเรามาทำงานในส่วนอื่นเพื่อใช้เวลาให้เป็นประโยชน์ ดังตัวอย่าง การเก็บข้อมูลของน้องในค่ายเยาวชน ซึ่งเรียนอยู่ในระดับชั้นมัธยม น้องๆ ไม่สะดวกให้ข้อมูลในช่วงกลางวัน จึงต้องวางแผนการทำงานให้สอดคล้องกับช่วงเวลา ติดต่อกับน้องในช่วงเย็นหลังเลิกเรียน หรือส่งอีเมลให้น้องตอบกลับมาในภายหลัง พยายามเก็บข้อมูลให้ได้มากที่สุดในช่วงเวลาที่จำกัด เป็นต้น
การใส่ใจในรายละเอียดของงานทุกด้าน ทั้งรายละเอียดเนื้อหาของข้อมูล แหล่งข้อมูลและบุคคล เพราะข้อมูลคือสิ่งผู้จัดทำต้องการ ส่วนเยาวชน บุคคล แหล่งข้อมูล คือความสำคัญ ที่มาของข้อมูล ผู้จัดทำไม่สามารถเก็บข้อมูล นำข้อมูลมาดำเนินงานได้ โดยขาดการใส่ใจ ความเข้าใจ ความจริงใจ และความเที่ยงตรง เช่น การโทรศัพท์ติดต่อเก็บข้อมูลจากน้องในค่ายเยาวชน การสอบถามสารทุกข์สุขดิบของน้อง หรือรับฟังเรื่องน้องที่อยากเล่าให้เราฟัง (นอกเหนือจากประเด็นที่เราต้องการ) เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับน้อง เกิดความไว้วางใจในการเล่าและให้ข้อมูล บางครั้งน้องไม่สบาย ไม่สะดวกให้ข้อมูล ผู้จัดทำก็ไม่ควรเร่งรัดเพื่อเก็บข้อมูล เพราะอาจจะทำลายน้ำใจต่อน้อง หรือการประสานงานเก็บข้อมูล รบกวนเวลามากเกินไป จะทำให้น้องเกิดความรำคาญ และไม่อยากให้ข้อมูลอีกในครั้งต่อไป ซึ่งเมื่อเราได้ข้อมูลมาก็ควรนำมาตรวจสอบพิจารณาความถูกต้องของข้อมูล โดยไม่บิดเบือนหรือนำไปใช้ในงานที่อาจจะเกิดผลกระทบต่อน้องและแหล่งข้อมูลได้ เป็นต้น เนื่องจากแหล่งข้อมูล บุคคลมีความแตกต่างหลากหลาย ผู้จัดทำจึงควรปรับวิธีการเข้าหา ขอความร่วมมือให้เหมาะสมเพื่อความพอใจของทุกฝ่ายและการจัดฐานระบบข้อมูลที่ดี