ข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งในการดำเนินงาน ยิ่งรู้ข้อมูลมากก็เป็นประโยชน์มากต่อการดำเนินงานในส่วนต่างๆ หากแต่ต้องนำมาพิจารณาปรับใช้ตามความเหมาะสม ข้อมูลอาจจะไม่ใช่เพียงตัวหนังสือหรือข้อความที่รับรู้เท่านั้น ผู้ใช้งานสามารถนำข้อมูลมา สร้างงานใหม่หรือต่อยอดในงานเดิมได้อีกหลากหลายวิธี เพราะฉะนั้นการจัดเก็บฐานข้อมูลที่ดีจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ที่ต้องการใช้ข้อมูลในงานส่วนต่อไปได้เป็นอย่างดี
การจัดการระบบฐานข้อมูลควรคำนึงถึงเป้าหมาย วัตถุประสงค์ ความสำคัญของข้อมูล จะจัดทำฐานข้อมูลเพื่ออะไร สามารถใช้ประโยชน์อะไรได้ ใครคือผู้ได้ประโยชน์หรือต้องการข้อมูล จะทำอย่างไรให้การเรียกใช้นั้นสะดวกและมีประโยชน์ จากนั้นจึงวางแผน ออกแบบ รูปแบบในการทำงานโดยวิธีที่ง่าย สะดวกและมีประสิทธิภาพมากที่สุดเพื่อใช้เป็นแนวทางในการทำงาน จากการจัดระบบฐานข้อมูลเยาวชนที่ผ่านมา ผู้จัดทำพบว่ามี 2 ลักษณะ คือ 1.การจัดระบบฐานข้อมูลใหม่ 2.การปรับปรุงระบบฐานข้อมูล มีขั้นตอนตามรายละเอียดดังนี้
การเก็บข้อมูล เพื่อให้ได้ซึ่งข้อมูลที่เราต้องการแล้วนำข้อมูลมาจัดเป็นระบบฐานข้อมูล ดังตัวอย่างรูปแบบในการเก็บข้อมูลที่เคยใช้งานมา
การใช้แบบสอบถาม โดยจัดทำเอกสารใส่คำถามที่เราต้องการข้อมูล แล้วนำไปให้แหล่งข้อมูลตอบแบบสอบถาม ข้อมูลที่ได้นั้นมีความชัดเจน เป็นรูปร่าง ใช้ได้กับแหล่งข้อมูลจำนวนมาก ข้อมูลที่ต้องการมีจำนวนมาก และมีเวลาจำกัด เช่น การเริ่มเก็บข้อมูลใหม่ ซึ่งอาจไม่มีข้อมูลตั้งต้นอยู่ จึงต้องการข้อมูลจำนวนมากจากแหล่งข้อมูลจำนวนมากเช่นกัน การใช้แบบสอบถามจึงช่วยให้เราเก็บข้อมูลได้จำนวนมากและประหยัดเวลาในการเก็บข้อมูล ข้อมูลเป็นรูปร่างชัดเจน ตามจำนวนที่เราต้องการ โดยในระหว่างการเก็บข้อมูล ผู้จัดทำได้เจอกับปัญหาการตอบแบบสอบถามที่ผิดรูปแบบ ตอบไม่ครบตามที่กำหนดไว้ จึงพบว่าควรใช้แบบสอบถามที่มีรูปแบบการใช้งานที่ไม่ซับซ้อน เข้าใจง่าย ระบุเงื่อนไขความต้องการที่ชัดเจน และกระชับได้ใจความเพื่อความครบถ้วนของคำตอบและความรวดเร็วของการทำงาน
การสัมภาษณ์ โดยการตั้งคำถามที่เราต้องการเตรียมไว้ จากนั้นจึงเริ่มชวนคุย สัมภาษณ์ โดยอาจมีคำถามเพิ่มเติมตามสถาณการณ์จริง ซึ่งวิธีนี้ข้อมูลที่เก็บได้นั้นอาจไม่เป็นรูปร่างชัดเจนตามที่ตั้งไว้และอาจมีข้อมูลในรายละเอียดอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์เพิ่มเข้ามาในระหว่างการสัมภาษณ์ ผู้เก็บข้อมูลและสัมภาษณ์ควรระมัดระวังเรื่องการออกจากประเด็นที่เราต้องการมากเกินความจำเป็นเพราะจะทำให้เสียเวลาและโอกาสในการได้รับข้อมูลที่ต้องการ จึงต้องพยายามชวนผู้ให้ข้อมูลกลับมาให้ข้อมูลตามประเด็นที่เราต้องการเช่นเดิม รูปแบบนี้เหมาะแก่การเก็บข้อมูลในประเด็น คำถามที่ต้องการตามวัตถุประสงค์ มีรายละเลียดเชิงลึก มีจำนวนไม่มาก แหล่งข้อมูลมีจำนวนน้อย และมีเวลาในการสัมภาษณ์มาก เป็นต้น
วิธีการหรือช่องทางที่ใช้ในการเก็บข้อมูล สามารถติดต่อกับแหล่งข้อมูลโดยตรงจากการพบเจอ หรืออาจจะใช้การส่งจดหมาย โทรศัพท์ โทรสาร การส่งอีเมล และการติดต่อทางโซเซียลมีเดีย ที่นิยมใช้อย่างแพร่หลายในปัจจุบันนี้ อย่างเฟซบุ๊ก มาช่วยในการเก็บข้อมูลใหม่ได้ หากเราไม่มีข้อมูลหรือมีข้อมูลตั้งต้นเพียงเล็กน้อย เราก็สามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติ่มจากแหล่งข้อมูลอื่นๆ เช่น บุคคล เครือข่าย ที่มีข้อมูลของแหล่งข้อมูลที่เราต้องหา และการสืบค้นทางอินเทอร์เน็ตที่สะดวก รวดเร็วและประหยัดเวลา โดยพิจารณาตามความเหมาะสมของแหล่งข้อมูลที่เรามี ซึ่งจะใช้เพียงช่องทางเดียวหรือหลายช่องทางก็ได้ เพียงแต่ระมัดระวังเรื่องความซ้ำซ้อนของการดำเนินงาน และการสร้างความรำคาญให้แก่แหล่งข้อมูล หลังจากที่เราได้ข้อมูลมา ผู้จัดทำก็จะนำข้อมูลมาตรวจสอบข้อเท็จจริงของข้องมูล ครบถ้วนตามเป้าหมายหรือไม่ หากว่ามีข้อมูลขาดหายไป หรือมีข้อผิดพลาดจึงกลับไปเก็บข้อมูลเพิ่มเติม จากที่เคยเก็บข้อมูลไปแล้วในครั้งแรก เราจึงสามารถเลือกรูปแบบ การเก็บข้อมูล วิธีการหรือช่องทางให้เหมาะสมกับแหล่งข้อมูลง่ายขึ้น เช่น บางคนอยู่ในพื้นที่ห่างไกล ไม่มีสัญญาณอินเตอร์เน็ต จึงเลือกใช้วิธีการส่งจดหมาย โทรสาร โดยใช้โทรศัพท์ประสานงานสอบถามการรับทราบข้อมูลอีกครั้ง หรือบางคนทำงานและสื่อสารทางอินเทอร์เน็ตเป็นประจำ ไม่สะดวกในการสนทนาทางโทรศัพท์ ไม่มีเครื่องตอบรับทางโทรสาร มีเวลาจำกัด อาจใช้วิธีการส่งแบบตอบรับผ่านทางอีเมล และเฟซบุ๊กแทน โดยคำนึงถึงเงื่อนไขของเวลา ค่าใช้จ่ายและอื่นๆ ประกอบ เป็นต้น
การจัดทำระบบฐานข้อมูล หลังจากที่เราได้ข้อมูลมา เนื่องจากข้อมูลมีความหลากหลายและจำนวนมาก การจัดระบบฐานข้อมูลจึงควรแบ่งข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่เพื่อความสะดวกในการค้นหาและใช้งาน โดยคำนึงถึงเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ของการจัดเก็บและการใช้งาน ข้อมูลใดมีความจำเป็น ใช้งานเป็นประจำ มีความแตกต่างกันอย่างไร แล้วลำดับการจัดวางและการจัดเก็บ เช่น การจัดทำระบบฐานข้อมูลของน้องเยาวชน จำนวน 8 ปี ซึ่งในแต่ละปีมี 20 กลุ่ม จึงจัดระบบฐานข้อมูลโดยแบ่งตามปี ไล่ลำดับจากน้อยไปมาก (1-8) โดยให้บุคคลที่อยู่ในกลุ่มเดียวกัน ใกล้เคียงกัน ตามด้วยชื่อ และข้อมูลสำคัญตามลำดับ เช่น เบอร์โทรศัพท์ อีเมล ที่อยู่ เพื่อใช้ในการติดต่อและใช้งานมากที่สุด จากนั้นจึงตามด้วยข้อมูลที่เราต้องการจัดเก็บ ข้อมูลทั่วไป ( ปีที่เข้าร่วม ชื่อกลุ่ม ชื่อเยาวชน อายุ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล ที่อยู่ ระดับการศึกษา ศาสนา ข้อมูลอื่นๆ ) เป็นต้น
แหล่งเก็บข้อมูล ใช้เป็นพื้นที่เก็บข้อมูลไว้รอใช้งาน 2 ลักษณะ คือ
แหล่งเก็บข้อมูลที่อยู่ในรูปของกระดาษ (Hard copy) การจัดเป็นแฟ้ม หนังสือ รายงาน ใช้พื้นที่จัดเก็บมาก ใช้งาน ค้นหาช้า พกพาไม่สะดวก เสียหายง่าย ควรระมัดระวังเรื่องการดูแล จัดให้เป็นระเบียบ แบ่งรูปแบบการจัดวางตามลำดับความสำคัญของการเรียกใช้งาน เพื่อความสะดวก รวดเร็ว และลดปัญหาของการจัดเก็บ
แหล่งเก็บข้อมูลที่อยู่ในรูปของไฟล์ข้อมูล (Soft copy) จัดเก็บลงในอุปกรณ์สำรองข้อมูล มีการใช้งานที่รวดเร็ว สะดวกในการจัดเก็บ สามารถพกพา ส่งข้อมูลให้ผู้ใช้งานอื่นได้ไว ควรระมัดระวังเรื่องการจัดการ แบ่งแยกหมวดหมู่ของข้อมูล ไม่ให้ซ้ำซ้อน ซึ่งมีโปรแกรมการใช้งานมากมายให้เลือกใช้ตามความเหมาะสมกับลักษณะงาน เช่น โปรแกรม Microsoft Excel ที่สามารถเก็บข้อมูลได้เป็นจำนวนมาก มีลักษณะการใช้งานไม่ยาก เมื่อใดที่ต้องการค้นหาข้อมูลก็มีลักษณะการใช้งานที่รองรับการค้นหาได้รวดเร็วและสะดวกต่อการกลับมาปรับปรุง แก้ไขข้อมูล
การปรับปรุงระบบฐานข้อมูล ให้ข้อมูลมีความเป็นปัจจุบัน สามารถนำข้อมูลไปใช้งานได้ในทันทีเมื่อต้องการ โดยพิจารณาเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในการปรับปรุงระบบฐานข้อมูล เพื่อเลือกข้อมูลที่เราต้องการ จากนั้นจึงลงมือดำเนินการ ลักษณะการทำงานคล้ายกับการเริ่มต้นจัดระบบฐานข้อมูล โดยเริ่มจากการเก็บข้อมูล เลือกรูปแบบในการเก็บข้อมูล วิธีการหรือช่องทางที่ใช้ในการเก็บข้อมูล แล้วนำมาจัดระบบฐานข้อมูลลงในแหล่งเก็บข้อมูล ซึ่งการดำเนินการจะง่ายกว่าการเริ่มต้นจัดระบบฐานข้อมูลในครั้งแรกเพราะมีข้อมูลตั้งต้นที่สามารถนำมาใช้ติดต่อเพื่อประสานงานได้ในทันที แล้วเลือกวิธีการหรือช่องทางในการเก็บข้อมูล ซึ่งอาจจะปรับเปลี่ยนจากวิธีการเดิมได้จากการเรียนรู้ปัญหาและการทำงานที่ผ่านมา โดยความถี่หรือช่วงเวลาปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน ประมาณ 3 – 5 ปีหลังจากมีการการจัดเก็บล่าสุด เพราะการปรับปรุงข้อมูลเร็วและมากเกินไปจะสร้างความรำคาญให้แหล่งข้อมูลและลดเวลาในการทำงานส่วนอื่นของผู้จัดทำได้ และเพื่อไม่ให้ข้อมูลสูญหาย จนไม่สามารถติดต่อได้ ภายหลังการปรับปรุงครั้งล่าสุดที่นานเกินไป ซึ่งขึ้นอยู่กับเป้าหมาย วัตถุประสงค์และความจำเป็นในการใช้งาน